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il existe sur le marché un large nombre d’agences événementielles, comme il existe un grand nombre de artisans, traiteurs, spectacles, lieux de réception, technique son, décors…etc. il est toujours normal de se renseigner sur les agences pour s’assurer de leur professionnalisme et de leur expérience, car l’événementiel est un domaine très « non fermé », il n’y a pas de barrière à l’entrée, pas de diplôme. C’est encore un travail qui s’apprend « en faisant ». Chaque agence possède sa « touche », sa spécificité. Vos relations professionnelles vous diront avec qui elles ont aimé cultiver et pourquoi. Vous allez passer quelque temps avec l’agence pour préparer l’événement, il y aura des instants de bonheur et des moments de tension. Choisissez la personne avec laquelle vous ressentez le désir de travailler. Organiser un team building demande une véritable collaboration. Plus votre briefing sera clair et complet pour des cabinets événementielles, plus vous aurez des réponses adaptées. N’ayez pas peur de donner votre budget, ou une fourchette. Il n’y a rien de pire qu’un client qui ne dévoile pas son budget et qui annonce, après examen de votre offre, que vous êtes « hors budget »… ! Ce n’est en fait pas professionnel et cela fait perdre le timing à tous.
Créativité, fraîcheur, détermination et bon sens sont ensuite brassés par notre équipe afin de répondre au plus juste à votre cahier des charges. Pour vous proposer un séminaire clé en mains, atypique, mais qui vous ressemble, et marque les esprits. La mission acceptée nous jouons les facilitateurs. Véritable maître d’oeuvre, nous combinons la totalité des partenaires nécessaires au succès de votre team building. Idéalement nous co-animons un groupe projet afin que vous soyez associé aux étapes clés de la conception de l’événement. Nous contrôlons les moindres précisions, anticipant les moindres aléas jusque la fin de la journée J. Nous vous aidons à chaque fois pour mettre en avant votre activité. En amont, en suscitant l’intérêt, en donnant envie de prendre part : concept visuel, invitation, site en ligne, vidéo teasing, etc. Puis en habillant et animant le lieu ( scénographie, animations, signalétique, goodies,.. ), que nous pouvons dénicher pour vous. Un team building réussi demande en amont de la réflexion et de la créativité, en phase avec vos objectifs. Sa création nécessite un juste dosage entre idées ludiques et pragmatisme terrain. La communication d’un team building contribue grandement à son succès. Idéalement nous conseillons d’associer plusieurs actions, avant, pendant et après votre jour J. Nous ne laissons rien aléatoire dans l’organisation de votre événement. Vision globale, gestion du planning, gestion et vérification du moindre détail sont des demandes… essentielles.
L’organisation d’un team building est une opération complexe qui peut coûter beaucoup de temps et d’argent. Pour économiser du temps et de l’argent, il est possible de faire appel aux services d’une agence événementielle. Que fait un organisateur d’événements ? Comment choisir une bonne société d’organisation d’événements ? Les groupements d’organisation d’événements sont des entreprises dédiées dans l’organisation d’événements sécurisés ou d’entreprise. Ces professionnels se chargent de toute la logistique et de d’un team building : recherche et réservation du lieu, restauration, animation ( musicien, conférencier ), décoration… Quels que soient vos finances, vos besoins et vos goûts, ils savent régulariser la situation qui vous convient. Ils proposent des services sur mesure en fonction de vos souhaits : organisation complète de l’événement ou organisation partielle ( event planning ). Pour vous faciliter la vie, ils vous aident à créer vos propres événements en ligne avec des plateformes. Ils mettent à chaque instant à votre disposition un réseau de prestataires spécialisés dans l’organisation de tous types d’événements : séminaires, team–buildings ou soirée de sociétés. Certaines groupements se spécialisent dans certains types d’événements. Par exemple, chez Event Venues, nous sommes spécialisés dans les événements de sociétés, les conférences et les séminaires. Il vaut la peine de demander si leur spécialité correspond à vos souhaits.
la première chose à réaliser dans la sélection d’un service de gestion d’événements revient à examiner si le type d’événement que vous souhaitez prévoir est pris en charge par l’agence. Cela vous permettra de centraliser votre étude sur un nombre plus limité de boites. pour ce faire, rendez-vous sur le site web de l’agence et cherchez les informations que vous convoitez. il est en général systématiquement possible de les joindre directement par e-mail ou par messagerie. Vous aurez besoin de références concernant le étendue des événements que l’agence aura organisés au cours de votre enquête. Cherchez à savoir si l’agence organise des activités internes ou externes. Renseignez-vous sur la logistique mise à votre disposition. Toutes ces informations vous aideront à séléctionner le budget de l’événement. Les prix sont le plus souvent indiqués sur le site, mais c’est utile si vous souhaitez une prestation plus 100% personnalisé. En contactant l’agence, vous recevrez toutes les informations indispensable pour faire de votre atelier un succès. Cependant, vous devez en plus vous assurer que le service de l’agence est de qualité. en premier lieu, vous devez évaluer si l’agence se chargera de l’événement directement ou en sous-traitance. de même, vous avez à vous documenter sur sa renommée. pour ce faire, nous vous recommandons de parcourir les commentaires des prospects sur le site internet de la structure. Vous pouvez à chaque fois leur demander de vous proposer des références. n’hésitez pas à joindre ces clients si vous souhaitez en découvrir d’avantage sur les services de l’agence.
Avant tout en avantageant les lieux de réception ayant les meilleures pratiques environnementales. Des initiatives sur son fonctionnement, son rapport à l’environnement et la nature, une conception globale éco-conçue. de plus, se tourner vers ce type de lieu donnera une valeur ajoutée à votre team building. En favorisant les animations en extérieur et être en contact direct avec la nature environnante. optez pour des activités qui vous permettent une interactivité entre vos intervenants d’une part et la nature ambiant ensuite. egalement, cela vous permettra une proximité et une approche intriguante, respectueuse de cette dernière. Misez sur une décoration simple, qui ne demande pas une personnalisation importante dans des délais de réalisation trop courts. optez pour une décoration vivante et naturelle avec de belles plantes, des arbustes, des murs crudités avec des plantations suspendus, des vitrines florales. Pour tout le reste, nous devons stimuler la longévité des prestations engagées sur votre team building. Bannir les matériaux et emballages à application unique, mettre en outil des pratiques responsables même si ces dernières demandes plus d’organisation, plus de logistique. en définitif, il est important de faire s’améliorer nos méthodes de consommer et d’adopter des démarches plus conscientes et raisonnées. Voilà pourquoi choisir une agence événementielle respectueux de l’environnement est un choix nécessaire.
Avant de jeter votre dévolu sur telle ou telle agence, faites attention à que celle-ci est en mesure de vous plaire. Essayez, par exemple, d’en savoir plus sur la catégorie d’événement qu’elle a la coutume de de couvrir. Est-elle experte dans la mise en place d’une soirée BtoC ou bien peut-elle prévoir une réception BtoB ? Son équipe a-t-elle de l’expérience dans la préparation d’un événement aussi bien extérieure qu’interne à l’entreprise ? Peut-elle s’adapter à plusieurs types manifestations : défilé de mode, expositions professionnels, anniversaire d’entreprise, lancement de nouveaux produits, conférences… Évidemment, la taille de l’événement compte aussi. Une agence qui a la coutume de prévoir une soirée pour TPE ou petites structures n’est en fait pas trop recommandée si vous êtes une multinationale. Si vous voulez connaître le sérieux d’une agence événementielle, focalisez-vous sur son portefeuille client. Le nombre, la qualité et la notoriété sont, par conséquent, des preuves de l’expertise, du professionnalisme et de le succès du prestataire. faites toutefois attention, certaines cabinets mettent en avant des prospects prestigieux alors que leur intervention pendant les événements de ces grands noms a été restreinte. Elles ont peut-être sert de sous-traitantes. En revanche, une agence qui travaille avec des clients moins identifiés ne signifie à coup sûr pas qu’elle n’est en fait pas fiable. Parfois, elle souhaite seulement intervenir sur la totalité du projet et ainsi profiter de plus d’autonomie et de liberté. Quoi qu’il en soit, faites attention à d’opter pour une agence qui traite une typologie d’événement identique à la vôtre. Elle aura ainsi une excellente compréhension du secteur, du marché et des questions.
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