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Un bureau rangé en permanence, est-ce possible ? Ordonner son bureau, c’est un peu comme disposer sa cuisine ! Lorsqu’on cuisine, on sort plein d’ingrédients, le donne de recettes de cuisines, de la vaisselle, …Idem lorsqu’on travaille : on peut avoir à vous en sortir plusieurs documents, des fournitures de bureau, … Cela ne veut dire pas pour autant avoir un bureau en désordre. L’important est de correctement mettre de coté le tout lorsque le travail est terminée. Mais pour cela, il faut se retrouver dans quelques phases tout d’abord pour bien que le rangement se fasse facilement. Pour faire du tri, on peut se baser sur les durées légales minimales de conservation. Il est en effet inutile de garder des dossiers qui ne serviront jamais ( excepté les souvenirs qui sont à traiter à part ).
Un extrait d’acte d’arrivée sur terre est demandé si vous devez refaire des papiers d’identité comme un passeport, une carte d’identité ou pour demander un livret de famille. Ce document est aussi indispensable lors d’un cérémonie ou d’un divorce par exemple. Selon les cas, différentes formes d’extrait d’acte de naissance peuvent être demandées : soit une copie entière qui ajoute, en plus des infos nécessaires, des mentions dites « marginales » comme un pacs, un divorce, un décès ou l’acquisition de la nationalité française ; soit un extrait d’acte de naissance avec filiation qui mentionne les éléments en ce qui concerne les parents ou pour terminer un retiré d’acte de naissance sans filiation qui rapporte seulement les informations de la personne concernée par l’acte.
Nous ne sommes plus dans un monde 100% physique. Les documents peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais aussi quelque part parmi tous vos papiers. Le plus simple pour retrouver ce célèbres RIB ou cette ancienne facture, c’est d’avoir une copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut être rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs d’excellente qualité qui vous donneront la possibilité de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner la totalité de vos documents papiers, c’est néanmoins plus efficace ( et plus respectueux pour l’environnement ) que d’imprimer l’ensemble des documents que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, devient plus simple qu’en mettant à sac votre bureau !
Sur la toile, vous pouvez très facilement trouver le délai de conservation qui se met à chacun de vos documents : il est capital de se renseigner pour ne pas rencontrer de difficultés plus tard ! dès lors que vous êtes en pleine possession de l’ensemble ces infos, vous pouvez débuter le rangement. pour commencer, comme la grande majorité des personnes, vous avez à coup sûr des papiers en attente de classement. Pour éviter de les perdre ou d’omettre leur rangement, réservez-leur un environnement, en mettant par exemple une corbeille sur votre bureau.
Pour bien placer, il faut faire la divergence entre les documents courants et les autres dossiers. Les papiers courants sont ceux qui sont consultés fréquemment et qui doivent ainsi se déplacer dans un endroit facilement accessible. Les documents qui sont consultés pas souvent peuvent être classés dans des cartons ou tout en haut d’une étagère. Voici quelques genres de rangement pour les différents types de papier : Les blouses à soufflet sont utiles pour remiser les documents volumineux. Une chemisette permet ainsi de classifier différents papiers concernant un seul sujet ( exemple : tous les papiers concernant la construction d’une maison ).
Au peu, chaque jour, quand vous rentrez chez vous, avec votre courrier dans les mains, vous effectuez déjà un 1er tri : vous ouvrez votre courrier et placez ce dernier soit dans la bannette « à traiter », soit dans la bannette « à classer ». Rien de plus déprimant que de passer chaque jour à proximité d’une qu’une pile de courriers non ouverts ! Lors de votre session hebdomadaire, il ne reste plus qu’à parler la première ( pile ) et à ranger la seconde. Et hop ! Facilitez-vous la vie aussi en attribuant un code couleur par grand domaine : pour la santé, gris pour la banque, rose pour les petits, à votre convenance… Vous gagnerez du temps.
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